Wesentliche Voraussetzung für die Erfüllung der Schutzziele ist eine exakte Funktionsbesetzung gemäß Plan. Andernfalls wird der angestrebte Zielerreichunggrad nicht erfüllt.

Bei schwankenden Funktionsstärken tritt zudem das Phänomen auf, dass die bemessenen Personalresourcen nicht ausreichen.
Das klassische 3-Wachabteilungs-Modell weist eine starke Anfälligkeit für schwankende Funktionsstärken - die sogenannte "Zitterkurve" - auf. Aber auch bestimmte Formen des 2-Wachabteilungs-Modells weisen bei bestimmten Wachabteilungsgrößen ähnliche Schwächen auf.

Die Optimierung erfolgt in 3 Schritten:

1. Abstecken der Rahmenbedingungen mit den Gesamtverantwortlichen (Rathaus oder Geschäftsleitung):
Ist der Bedarfsplan "gesetzt"? Welche Randbedingungen gelten darüber hinaus? Welche Personalresourcen stehen küntig zur Verfügung?

2. Analyse der bisherigen Dienstplansystematik und der resultierenden Probleme: Sind genügend Personen je Funktion (Qualifkation) vorhanden?
Wieviel Personen sind insgesamt erfoderlich und demgegenüber vorhanden?  Mittels der Analyse werden die Probleme aufgezeigt und diskutiert.

3. Aufzeigen von Optimierungsmöglichkeiten: Im letzten Schritt werden gemeinsam mit den Feuerwehrleuten in workshopartiger Form Lösungsansätze entwickelt und deren Vor- und Nachteile diskutiert.
Die umzusetzenden Optimierungsansätze unterliegen dabei den unter Ziffer 1 gesteckten Rahmenbedngungen, sind in diesem Rahmen von den Mitarbeitern aber selbst gestaltbar.